System Informasi
Sumber Daya Manusia
(Human
Resources Information System-HRIS)
Disusun untuk memenuhi dan melengkapi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
Oleh :
Ufie Nadhima
11.13.0186
JURUSAN AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
BANK BPD JATENG
SEMARANG
2016
KATA
PENGANTAR
Puji syukur
kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, dan Hidayahnya
sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun
isinya yang sangat sederhana. Harapan saya semoga makalah ini membantu menambah
pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca.
Makalah ini saya akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang saya
miliki sangat kurang. Oleh kerena itu saya harapkan kepada para pembaca untuk
memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaannya.
Dalam
penulisan makalah ini saya mengucapkan banyak
terima kasih yang sebesar - besarnya, kepada semua pihak yang telah membantu
saya dalam penyusunan ini yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu semoga
Allah SWT memberikan balasan yang setimpal kepada mereka amin yaa rabbal
alamin.
Semarang,
06
Januari 2016
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
System
informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS) menyediakan
informasi kepada para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber daya manusia
perusahaan mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama, seperti MKIS.
System pengolahan transaksi menyediakan input data, seperti halnya subsistem
riset dumber daya manusia nyang menjalankan studi-studi khusus dan sub system
kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data lingkungan yang
berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.
Setiap
output subsistem dalam HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber
daya manusia seperti perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan
target kerja, kompensasi untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan
mempersiapkan laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh lingkungan,
terutama lembaga pemerintah.
BAB II
PEMBAHASAN
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
A. Definisi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Definisi sumber daya manusia menurut para ahli:
·
Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah
salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang
melakukan aktivitas.
·
Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002)
adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu.
Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan
prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia
atau HRIS (human resource
information system). HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung
kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya
bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM
untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis
yang penting.
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah
sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber
daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem
ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi
yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.
Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu
basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan
bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini
lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah
program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen
sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan
atau biasa disebut dengan decision support
system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Karakteristik
informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
A.
Timely (tepat waktu)
Informasi
yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus
up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.
B.
Accurate (akurat)
Informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang
tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat
diandalkan oleh pemakainya.
C.
Concise (ringkas)
Manajer
dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
D.
Relevant (relevan)
Manajer
haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi ter-tentu.
E.
Complete (lengkap)
Manajer
harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.
Manajer
dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas
dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
B. Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Dalam sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam
organisasi antara lain :
1. Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber
daya manusia digabungkan menjadi Satu
supaya lebih strategis
dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya
manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem
penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya
manusia, catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang
sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji
terakhir.
2.
Tujuan kedua sistem informasi sumber daya
manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan
sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat
perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan
lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi
manajerial.
Untuk dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya
manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :
·
Informasi apa yang tersedia dan informasi apa
yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi?
·
Apa kegunaan informasi tersebut?
·
Siapa yang membutuhkan informasi tersebut?
·
Serta kapan dan seberapa sering informasi
tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan
pada : Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan
pekerjaan Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan,
Keselamatan dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara
dramatis dalam penggunaan internet
telah membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber
daya manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah
sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan
entranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan akses
pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses
Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang.
C.
Fungsi
Sistem Sumber Daya Manusia
Sumber Daya
Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan- kegiatan
yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan,
pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.
Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan
dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan,
cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.
Menurut
Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:
1.
Staffing/Employment
Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu
perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Sebenamya para manajer
bertanggung jawab untuk mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan
semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada
departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi
dan keterampilan tenaga kerja saat ini. Meskipun penarikan tenaga kerja
dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap
terlibat dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu
proses penarikan. Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia
melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang
pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga
kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang
sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan.
2.
Performance Evaluation
Sumber daya manusia merupakan tanggung jawab
departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung
tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya
manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang
efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh
bagian perusahaan. Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan
pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang
baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.
3.
Compensation (kompensasi)
Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu
koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer.
Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang
baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan
manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus,
insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat
meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi yang
diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil, sesuai.
dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.
4.
Training and Development Departemen
Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu
para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya,
menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan
baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat
dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan
perusahaan akan program pelati han dan pengembangan, serta mengevaluasi
efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber
daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja
Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi
terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.
5. Employee Relations
Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekeja,
departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan
mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan
menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya
manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya manusia membantu
para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari
keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber daya manusia
adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak sehat (misalnya : mogok
kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja,
departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan
karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika
gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung
jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber daya manusia dalam hal ini
perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara baik dan apakah ada
cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap perusahaan, baik yang
memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu cara yang tegas untuk
meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya mengatasi
permasalahan dan melindungi tenaga kerja.
6.
Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan
melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak
diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan
secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program
keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan
meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia
mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan
kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja,
dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
7.
Personnel Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas
perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah
individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang
sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab
terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur
penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja.
D.
Kegiatan
Utama Sumber Daya Manusia
SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil
baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua
pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi
tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama yaitu:
1.
Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke
dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir
dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati
manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak
dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai
calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan
dalam perencanaan sumber daya manusia. Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik
yang sudah ada dan dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun
perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu
manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan
direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis
pekerjaannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen
tersebut menjadi efektif, yaitu:
- Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi,
apakah untuk level managerial atau untuk level staff
- Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga
statusnya
- Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman
kerja dan tingkah laku
- Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari
calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.
- Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan,
sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan - Penampilan juga turut
menentukan
- Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab
kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai
baru tersebut di posisi- posisi yang tepat. Sedangkan penerimaan adalah proses
menerima sejumlah orang sebagai pegawai setelah melalui proses seleksi yang
telah ditetapkan oleh perusahaan.
2.
Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya
manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan dan pelatihan
memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi
melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya
peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan
secara internal maupun eksternal.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
- Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang
tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
- Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat
menambah pengetahuan dan keterampilan.
- Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung
jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap
jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut. Agar menyediakan
Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan
yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal
ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh
pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih
meningkatkan kemampuannya.
3.
Manajemen Data.
Manajemen data adalah suatu
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk
memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan. Sumber daya
manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4.
Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Tunjangan Kegiatan penghentian
berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa kontrak,
pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang
pegawai harus diberhentikan. Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di
dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus
diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun. Selama
seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan
bagi mantan pegawai yang berhak.
E.
Tahap-Tahap Pengembanagan Sistem Sumberdaya Manusia (SISDM)
Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :
Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :
a.
Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
b.
Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
c.
Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan diopersi.
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan diopersi.
d.
Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
e.
Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
f.
Instalasi Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
g.
Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system.
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system.
Tiap
perusahaan pasti memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang
menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan
melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen
sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP).
F.
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan
informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan
kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997
:94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia.
Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut :
§ Blangko-Blangko
Lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna
mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data
biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta
menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk
keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.
§ Evaluasi-evaluasi
penting
Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik
meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan
potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuat
keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu
yang memiliki potensi promosi
§ Maklumat-maklumat
perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang
disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia
dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
§ Tindakan-tindakan
pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner
formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa
organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada
bagian sumber daya manusia.
§ Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang
berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan
setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan.
Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi
kerja.
G. Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Ada tiga komponen fungsional dalam Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam
bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a.
Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk
memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini
mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana
data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa
dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur
sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya
harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya
dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer
pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi
dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari
dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau
diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya
mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).
b.
Fungsi Pemrosesan
Sistem data
dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data
maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam
basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan
melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan
membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang
terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c.
Fungsi Keluaran
Merupakan
fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai- pemakai
komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran
tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat
persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang
tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun
statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi
melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.
H.
Model System informasi sumber daya manusia (human resources information
system-HRIS)
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Ø INPUT HRIS
terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1.
SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail
keuangan maupun non keuangan.
2.
Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession
Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian
Keluhan (Grievance Studies).
3.
Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang
meliputi:
· Intelijen Pemerintah. Pemerintah
menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.
· Intelijen Pemasok. Pemasok
mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan
pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja
yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data
dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan
peneriamaan.
· Intelijen Serikat Pekerja. Serikat
pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak
kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
· Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat
global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut
pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
· Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat
keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan
personil.
·
Intelijen Pesaing. Dalam
industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus,
seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu
perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka
sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai
praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi
untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input
HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan
tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai
perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus
personil.
Ø OUTPUT HRIS
terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1.
Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas
untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga
kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu
sendiri.
2.
Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3.
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk
mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini
meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian,
karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4.
Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5.
Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan sepeti dana pensiun.
6.
Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan –
keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
I.
Proses Dalam Pengolahan Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber
daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada lingkungan
yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di
perusahaan tidak pernah berenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan
waktu dan tugas yang ahrus dipikulnya. Bebrapa proses yang dilakukan dalam
mengolah sumber daya manusia adalah
1.
Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk
mendapatkan sumber daya manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini
dilakukan dengan melakukan analisis terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM
yang ada diperusahaan saat ini seperti;
a.
Informasi
keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan
rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu
b.
Informasi tentang lingkungan seperti informasi
tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanaan sumber daya
manusia ada 2 aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a)
Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menetukan
berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.
b)
Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan
membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini
yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
c)
Penerimaan
atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan
dimasa datang.
d)
Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin
terpenuhnya kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan dan
penglaman yang sesuai.
2.
Penerimaan, aktivitas ini berkaitan
dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang telah
direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet,
penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari kekapus-kampus.
3.
Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan
mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran
yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain
bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian
untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah ditentukan.
4.
Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan
untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus dapat beradaptasi
dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan
rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
5.
Pelatihan dan pengembangan, aktivitas
pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu
melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisien, sedangkan
program pengembanganya dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
6.
Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan
dengan mambandingkan antara kinerja secara individu/organisasi/sub organisasi
dengan standar yang telah ditentukan.
7.
Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan,
aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM
yang menunjukan kinerja yang baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih
tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah
akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau
dipecat.
J. HRD (Human
Resource Department)
HRD atau
yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab
terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Dalam
pengelolaan sumber daya manusia yang ideal dalam sebuah organisasi memiliki 8
aspek/pilar, yaitu dimulai dari :
1.
Seleksi dan Rekrutmen
Seleksi dan rekrutmen
bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai
hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat.
Metode seleksi biasanya sangat bervariasi, mulai dari psiko test, interview,
skill test, referensi maupun assessment center.
2.
Pelatihan dan Pengembangan (Training and
Development)
Training (pelatihan) dan
development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam
organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan
sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
3.
Compensation and Benefit (Compensation and
Benefit)
Compensation and Benefit
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja
yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance
management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi
penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai
oleh organisasi.
4.
Manajemen Kinerja (Performance Management)
Manajemen kinerja ini
bertujuan mengatur satuan tugas agar selalu dijadikan acuan dalam melaksanakan
tugasnya.
5.
Perencanaan Karir (Career Planning)
Career Planning bertanggung
jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi
jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di
mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6.
Hubungan Karyawan (Employee Relations),
Employee Relation Management
biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai
terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting
untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam
organisasi.
7.
Separation Management
Separation Management adalah
fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi
bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak,
atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement
(pensiun sebelum masanya).
8.
Personnel Administration and HRIS
Personnel Administration yang
biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing aspek inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Masing-masing aspek inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Daftar Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar